EIN (Employer Identification Number) là mã số thuế liên bang gồm 9 chữ số do Sở Thuế Mỹ IRS cấp miễn phí cho doanh nghiệp, có dạng XX-XXXXXXX. Với LLC của người nước ngoài, EIN gần như là “chứng minh thư thuế” của công ty: không có EIN thì khó mở tài khoản ngân hàng, khó khai thông tin thuế với sàn. Chủ LLC người Việt không có SSN hoặc ITIN vẫn xin EIN được, nhưng không qua online, mà phải nộp Form SS-4 qua điện thoại, fax hoặc bưu điện.
Bài này giải thích EIN là gì, dùng vào việc gì, cách xin EIN không cần SSN theo Instructions for Form SS-4 (bản sửa đổi 12/2025), EIN mất bao lâu, và cách xử lý khi mất thư EIN.
EIN là gì và khác gì SSN, ITIN
Ba loại mã số thuế Mỹ hay bị nhầm với nhau:
| Mã số | Cấp cho ai | Người Việt chủ LLC có không |
|---|---|---|
| EIN | Doanh nghiệp: LLC, corporation, partnership… | Có, LLC xin sau khi thành lập |
| SSN (Social Security Number) | Công dân, người lao động hợp pháp tại Mỹ | Thường không có |
| ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) | Cá nhân phải khai thuế Mỹ nhưng không đủ điều kiện có SSN | Có thể xin riêng khi cần (xem bài ITIN là gì) |
EIN gắn với công ty, không gắn với cá nhân. Mỗi LLC chỉ cần một EIN và dùng suốt đời công ty. Tên gọi “Employer” dễ gây hiểu lầm: LLC không thuê nhân viên vẫn cần EIN. IRS không thu phí cấp EIN, nên mọi khoản “phí xin EIN” trên thị trường là phí dịch vụ của bên làm hộ.
Chưa nắm rõ LLC là gì, nên đọc trước bài LLC là gì.
LLC của seller dùng EIN để làm gì
Với seller Việt Nam, EIN xuất hiện ở hầu hết các bước sau khi có Articles of Organization (giấy chứng nhận thành lập LLC):
- Tài khoản ngân hàng, ví doanh nghiệp: Wise Business, Relay và các cổng thanh toán như PingPong, Sunrate đều yêu cầu EIN cùng giấy tờ thành lập khi mở tài khoản cho LLC Mỹ.
- Sàn thương mại điện tử: khi đăng ký Amazon, Walmart, TikTok Shop US bằng LLC, phần khai thông tin thuế (tax interview) sẽ hỏi mã số thuế của doanh nghiệp.
- Mẫu W-8 khai với bên trả tiền: với LLC một thành viên chủ nước ngoài, IRS coi LLC là “disregarded entity” (thực thể không tách biệt về thuế). Theo hướng dẫn Form W-8BEN-E, disregarded entity thường không tự nộp mẫu W-8; người chủ nước ngoài khai W-8BEN (cá nhân) hoặc W-8BEN-E (tổ chức) tùy trường hợp. Cách khai cụ thể phụ thuộc cấu trúc sở hữu, nên hỏi người tư vấn trước khi bấm gửi.
- Báo cáo thuế hằng năm: LLC chủ nước ngoài phải nộp Form 5472 kèm pro forma 1120 với IRS, và tờ khai này cần EIN. Chi tiết ở bài Form 5472 và pro forma 1120.
Xin EIN không cần SSN: vì sao không làm online được
Ứng dụng EIN online trên irs.gov cấp số ngay lập tức, nhưng chỉ dành cho doanh nghiệp có trụ sở kinh doanh chính, văn phòng hoặc nơi cư trú pháp lý tại Mỹ hoặc vùng lãnh thổ Mỹ, và mọi đơn đều phải khai tên cùng mã số thuế (SSN, ITIN hoặc EIN) của người chịu trách nhiệm. LLC của seller Việt thường không đáp ứng hai điều kiện này.
Taxpayer Advocate Service của IRS ghi rõ: người nộp đơn quốc tế có thể lấy EIN qua điện thoại, thư hoặc fax, nhưng không qua online.
Lưu ý: bạn không cần ITIN mới xin được EIN. Hướng dẫn SS-4 cho phép ghi “foreign” hoặc “N/A” ở dòng 7b nếu người chịu trách nhiệm không có và không đủ điều kiện xin SSN hoặc ITIN.
“Responsible party” là ai
Theo IRS, responsible party là cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát sau cùng doanh nghiệp. Với LLC một thành viên, đó chính là bạn, người đứng tên 100%. Responsible party phải là người thật, không phải một công ty, và không phải Registered Agent hay đơn vị làm dịch vụ.
Quy trình xin EIN bằng Form SS-4 cho LLC chủ nước ngoài
Bước 1: Chuẩn bị thông tin
- Tên LLC chính xác từng ký tự như trên Articles of Organization, kể cả đuôi “LLC”.
- Địa chỉ của LLC tại Mỹ (thường là địa chỉ Registered Agent hoặc địa chỉ thuê) và địa chỉ nhận thư.
- Họ tên chủ sở hữu theo CCCD, viết không dấu thống nhất với hồ sơ thành lập.
- Bang thành lập, ngày thành lập, ngành nghề chính.
- Số thành viên LLC (dòng 8b).
Bước 2: Điền Form SS-4 đúng các dòng quan trọng
| Dòng | Nội dung | Cách điền cho LLC một chủ người Việt |
|---|---|---|
| 1 | Tên pháp lý | Đúng như trên Articles, kể cả “LLC” |
| 4a–6 | Địa chỉ | Địa chỉ nhận thư có người theo dõi, scan thư được |
| 7a–7b | Responsible party | Họ tên chủ; mã số thuế ghi “foreign” hoặc “N/A” nếu không có SSN/ITIN |
| 8a–8b | Có phải LLC không, số thành viên | “Yes”, ghi 1 với LLC một thành viên |
| 9a | Loại thực thể | Đánh dấu “Other”, ghi “Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472” |
| 10 | Lý do xin EIN | Chọn đúng một lý do, không ghi “N/A” |
| 18 | Đã từng có EIN chưa | Khai trung thực |
| Ký tên | Người có thẩm quyền | Chủ LLC ký |
Nếu ủy quyền cho đơn vị dịch vụ trao đổi với IRS, bạn điền mục Third Party Designee. Quyền này chỉ để trả lời câu hỏi về việc điền SS-4 và nhận EIN, chấm dứt khi IRS cấp số.
Bước 3: Chọn kênh nộp
| Kênh | Cách làm |
|---|---|
| Điện thoại | Gọi 267-941-1099 (không miễn phí), 6:00–23:00 giờ miền Đông Mỹ, thứ Hai–thứ Sáu. Người gọi phải được ủy quyền và trả lời được các câu hỏi trên SS-4 |
| Fax | Gửi SS-4 tới 304-707-9471 (fax từ ngoài nước Mỹ) hoặc 855-215-1627 (fax từ trong nước Mỹ) |
| Bưu điện | Gửi SS-4 theo địa chỉ trong mục “Apply by mail” của hướng dẫn SS-4 |
Mẹo giờ gọi: 6:00 sáng giờ miền Đông Mỹ tương ứng khoảng 17:00–18:00 giờ Việt Nam (tùy mùa giờ tiết kiệm ánh sáng). Gọi sớm trong khung này thường dễ gặp nhân viên hơn. Chuẩn bị sẵn bản SS-4 đã điền để đọc theo, vì nhân viên IRS hỏi lần lượt từng dòng.
Bước 4: Nhận và cất giữ thư EIN
- CP 575: thông báo cấp EIN gốc của IRS, gửi tới địa chỉ nhận thư của LLC. Đây là giấy ngân hàng và sàn hay yêu cầu.
- Letter 147C: thư xác minh EIN do IRS cấp lại khi bạn làm mất CP 575 (xem mục bên dưới).
Scan CP 575 ngay khi nhận và lưu cùng bộ hồ sơ công ty.
EIN mất bao lâu: thời gian theo từng kênh
| Kênh | Thời gian theo IRS | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Điện thoại | Cấp số ngay trong cuộc gọi, dùng được luôn | Cần EIN gấp, có người nói tiếng Anh tốt |
| Fax | Thường trong 4 ngày làm việc, nếu ghi số fax nhận lại | Cách phổ biến nhất của đơn vị dịch vụ |
| Bưu điện | Khoảng 4 tuần | Không gấp, không có fax |
Các mốc trên là thời gian IRS công bố. Thực tế vào mùa cao điểm (tháng 1–4), fax có thể lâu hơn. Nếu sau khoảng 2 tuần vẫn chưa có phản hồi, đừng vội fax lại: hãy kiểm tra trước, vì nộp trùng có thể sinh hai EIN.
Mất EIN, tra cứu EIN và xin lại Letter 147C
Mất thư CP 575 là chuyện thường gặp. Theo Taxpayer Advocate Service, bạn nên tìm lại EIN ở:
- Bản xác nhận khi nộp đơn (fax trả về hoặc ghi chép cuộc gọi).
- Các tờ khai thuế đã nộp, ví dụ Form 5472.
- Ngân hàng, cổng thanh toán hoặc sàn nơi LLC đã dùng EIN.
Nếu vẫn không có, gọi Business & Specialty Tax Line (800) 829-4933, 7:00–19:00 giờ địa phương, thứ Hai–thứ Sáu, để yêu cầu Letter 147C. Chỉ chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền mới được cung cấp thông tin này.
Lỗi hay gặp khi xin EIN cho LLC chủ nước ngoài
- Sai tên LLC: thiếu chữ “LLC”, viết tắt, sai dấu cách so với Articles of Organization. Tên trên CP 575 lệch với giấy thành lập là lý do phổ biến khiến ngân hàng, sàn từ chối hồ sơ.
- Sai responsible party: ghi tên Registered Agent hoặc người làm dịch vụ thay vì chủ sở hữu thật. Nếu sau này thay đổi, phải báo IRS bằng Form 8822-B trong 60 ngày.
- Chọn sai loại thực thể ở dòng 9a: chọn “Corporation” hoặc “Sole proprietor” thay vì “Other – Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472”. Sai ở đây khiến hồ sơ thuế về sau bị lệch.
- Nộp nhiều lần vì sốt ruột: fax lại hoặc gọi điện khi đơn trước chưa có kết quả có thể dẫn tới hai EIN cho một LLC, rất khó gỡ. IRS cũng giới hạn mỗi responsible party chỉ được cấp một EIN mỗi ngày.
- Địa chỉ nhận thư không theo dõi được: CP 575 gửi bằng bưu điện. Nếu địa chỉ LLC không có dịch vụ nhận và scan thư, bạn có thể mất thư gốc.
- Xin EIN trước khi bang duyệt Articles: tên và ngày thành lập trên SS-4 phải khớp với giấy thành lập đã được bang xác nhận.
Checklist sau khi có EIN
- Đối chiếu tên LLC trên CP 575 với Articles, từng ký tự.
- Lưu bản scan CP 575 và bản SS-4 đã nộp.
- Cập nhật EIN vào hồ sơ mở Wise, Relay hoặc cổng thanh toán.
- Ghi lịch hạn Form 5472 (15/4 năm sau) ngay khi có EIN.
- Lưu số điện thoại IRS cần dùng khi mất thư.
Câu hỏi thường gặp
Xin EIN có mất phí không?
IRS không thu phí cấp EIN. Chi phí phát sinh (nếu có) là phí dịch vụ của bên hỗ trợ điền đơn, gọi điện, theo dõi hồ sơ.
Có cần ITIN mới xin được EIN không?
Không. Chủ LLC không có SSN/ITIN vẫn xin EIN được bằng Form SS-4 qua điện thoại, fax hoặc thư, ghi “foreign” hoặc “N/A” ở dòng 7b. ITIN chỉ cần khi bạn có nhu cầu riêng về khai thuế cá nhân.
EIN mất bao lâu?
Gọi điện được cấp ngay nếu hồ sơ hợp lệ; fax thường trong 4 ngày làm việc; bưu điện khoảng 4 tuần. Mùa cao điểm có thể lâu hơn.
Mất thư CP 575 thì làm sao?
Gọi Business & Specialty Tax Line (800) 829-4933 của IRS để yêu cầu Letter 147C. Thư này có giá trị xác nhận EIN thay cho CP 575.
Thành lập LLC xong bao lâu thì xin EIN được?
Ngay sau khi bang chấp thuận và bạn có Articles of Organization. Toàn bộ quy trình có trong bài thành lập LLC Mỹ từ Việt Nam.
Có EIN rồi, LLC không bán hàng có phải khai thuế không?
Thường vẫn có nghĩa vụ báo cáo với IRS. Xem bài LLC không doanh thu có phải khai thuế không.
Bài viết là kiến thức chung, quy định IRS có thể thay đổi; trường hợp cụ thể của bạn nên được tư vấn riêng. Mọi gói thành lập công ty Mỹ (LLC) của P.S Global đều đã gồm đăng ký EIN với IRS, giá từ $250 (chưa gồm VAT 8%) theo bảng giá 50 bang và Washington DC; nếu còn băn khoăn, hãy đặt lịch tư vấn miễn phí.
Nguồn tham khảo
- IRS – Instructions for Form SS-4 (Rev. 12/2025): https://www.irs.gov/instructions/iss4
- IRS – How to Apply for an EIN: https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-to-apply-for-an-ein
- Taxpayer Advocate Service (IRS) – Getting an EIN: https://www.taxpayeradvocate.irs.gov/get-help/general/getting-an-ein/
- IRS – Instructions for Form W-8BEN-E: https://www.irs.gov/instructions/iw8bene
- IRS – Instructions for Form 5472: https://www.irs.gov/instructions/i5472
Xem dịch vụ liên quan: chi tiết và giá.
Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc thuế cho trường hợp cụ thể. © P.S Global, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.